Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 25 lipca 2026 LingoDesk

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, jakie dane osobowe są przetwarzane w związku z korzystaniem z LingoDesk — internetowego systemu do zarządzania szkołą językową — w jakich celach i na jakiej podstawie prawnej, komu są przekazywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

1. Kto odpowiada za dane — dwie role LingoDesk

Usługa LingoDesk jest świadczona szkołom językowym i podobnym organizacjom (dalej: Organizacja). W zależności od kategorii danych operator LingoDesk występuje w jednej z dwóch ról:

  • Administrator danych — dla danych związanych z zawarciem i obsługą umowy z Organizacją: dane kont właścicieli i personelu Organizacji (imię, nazwisko, e-mail, telefon), dane rozliczeniowe subskrypcji (w tym dane do faktur), korespondencja z obsługą oraz dane techniczne związane z bezpieczeństwem usługi.
  • Podmiot przetwarzający (art. 28 RODO) — dla danych operacyjnych wprowadzanych do systemu przez Organizację: danych uczniów, ich opiekunów, lektorów, harmonogramów, frekwencji, rozliczeń, dokumentów i nagrań lekcji. Administratorem tych danych jest Organizacja (szkoła), która je wprowadza; operator LingoDesk przetwarza je wyłącznie w jej imieniu i na jej udokumentowane polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania.

Jeżeli jesteś uczniem, rodzicem/opiekunem lub lektorem — administratorem Twoich danych jest szkoła, w której się uczysz lub pracujesz, i to do niej w pierwszej kolejności należy kierować żądania dotyczące danych. Operator LingoDesk wspiera realizację tych żądań na polecenie szkoły.

Operatorem LingoDesk jest Krzysztof Gerc Software, ul. Bocianów 20/23, 41-807 Zabrze, NIP: 6482831026 (działalność gospodarcza wpisana do CEIDG).

Kontakt w sprawach ochrony danych: [email protected].

2. Jakie dane przetwarzamy

W ramach usługi przetwarzane są następujące kategorie danych:

  • Dane kont użytkowników — imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, rola w systemie, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego bcrypt), preferencje powiadomień, historia logowań (data, adres IP, identyfikator przeglądarki — user agent).
  • Dane uczniów — dane identyfikacyjne i kontaktowe, data urodzenia, dane opiekuna (imię, e-mail, telefon) w przypadku osób niepełnoletnich lub gdy opiekun jest osobą kontaktową, adres, cele nauki, poziom językowy, notatki szkoły, etykiety, zapisy na kursy, frekwencja, prace domowe wraz z ocenami i komentarzami lektora.
  • Dane lektorów — dane identyfikacyjne i kontaktowe, stawki wynagrodzenia, typ umowy, nauczane języki, biogram, dokumenty kadrowe (np. umowa współpracy, kwestionariusz), rozliczenia wypłat.
  • Dane finansowe — wpłaty i ich metody, salda, rozliczenia okresowe, raty, faktury, dane z importowanych wyciągów bankowych (m.in. nazwa płatnika, numer rachunku, kwota, tytuł przelewu).
  • Nagrania lekcji (funkcja opcjonalna) — nagrania audio/wideo zajęć, obejmujące głos, a w przypadku wideo także wizerunek uczestników. Szczegóły w sekcji 8.
  • Dokumenty i podpisy — dokumenty uczniów i lektorów oraz — przy elektronicznym potwierdzaniu dokumentów — data potwierdzenia i adres IP osoby potwierdzającej (w celach dowodowych).
  • Dane z połączonych usług zewnętrznych — jeżeli użytkownik połączy konto Google (sekcja 4) lub Organizacja aktywuje integracje płatnicze/fakturowe (sekcja 5).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

  • Świadczenie usługi (prowadzenie kont, harmonogramy, frekwencja, rozliczenia, komunikacja w ramach systemu) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) w zakresie, w którym operator jest administratorem; w pozostałym zakresie — przetwarzanie w imieniu Organizacji na podstawie umowy powierzenia.
  • Rozliczenia subskrypcji i wystawianie faktur — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (umowa oraz obowiązki podatkowo-księgowe).
  • Wysyłka powiadomień transakcyjnych (przypomnienia o lekcjach i płatnościach, potwierdzenia, alerty) — art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO; zakres powiadomień można konfigurować w ustawieniach.
  • Bezpieczeństwo usługi (historia logowań, logi techniczne, ograniczanie liczby żądań) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: ochrona kont i danych).
  • Nagrywanie lekcji — wyłącznie po aktywacji funkcji przez Organizację; podstawę prawną (w tym wymagane zgody uczestników) zapewnia Organizacja jako administrator (sekcja 8).
  • Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do korzystania z usługi w odpowiednim zakresie. Nie podejmujemy wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne (art. 22 RODO); nie prowadzimy profilowania marketingowego.

4. Usługi Google: logowanie i Google Calendar

Logowanie przez Google (Google Sign-In). Użytkownik może zalogować się kontem Google. Otrzymujemy wówczas od Google podstawowe dane profilu (imię, nazwisko, adres e-mail) wyłącznie w celu utworzenia lub odnalezienia konta i uwierzytelnienia. Nie uzyskujemy dostępu do hasła Google.

Google Calendar. Użytkownik (np. lektor lub manager) może dobrowolnie połączyć swój kalendarz Google z LingoDesk. Po autoryzacji (OAuth) LingoDesk uzyskuje dostęp do kalendarza w zakresie niezbędnym do synchronizacji lekcji:

  • odczyt wydarzeń z kalendarza użytkownika w celu wyświetlenia ich w widoku grafiku LingoDesk (import),
  • tworzenie, edycja i usuwanie wydarzeń odpowiadających lekcjom zaplanowanym w LingoDesk (eksport, jeżeli funkcja jest włączona).

Zakres uprawnień jest ograniczony do niezbędnego minimum: https://www.googleapis.com/auth/calendar.events (wydarzenia kalendarza) oraz email (adres podłączonego konta, wyświetlany w ustawieniach integracji, aby użytkownik wiedział, które konto Google jest połączone). LingoDesk nie żąda uprawnienia pełnego dostępu do kalendarzy (auth/calendar). Tokeny dostępu są przechowywane w sposób bezpieczny i wykorzystywane wyłącznie do opisanej synchronizacji. Dane z kalendarza Google nie są wykorzystywane do reklam, nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach innych niż realizacja tej funkcji, a dostęp ludzi do tych danych jest ograniczony do przypadków wymaganych prawem, za zgodą użytkownika lub w celach bezpieczeństwa (np. badanie nadużyć).

Połączenie można w każdej chwili cofnąć w ustawieniach integracji w LingoDesk (usuwane są wówczas zapisane tokeny oraz zaimportowane wydarzenia) lub z poziomu konta Google (myaccount.google.com/permissions).

Korzystanie przez LingoDesk z informacji otrzymanych z interfejsów Google API oraz ich przekazywanie do innych aplikacji odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami ograniczonego użycia (Limited Use). (LingoDesk's use and transfer to any other application of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.)

5. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Do świadczenia usługi korzystamy z usług podmiotów zewnętrznych, które przetwarzają dane w naszym imieniu (podprocesorzy) lub — w przypadku integracji aktywowanych przez Organizację — w imieniu Organizacji:

  • Supabase — hosting bazy danych oraz przechowywanie plików (materiały dydaktyczne, dokumenty, załączniki prac domowych).
  • Vercel — hosting aplikacji (frontend i backend).
  • Cloudflare — przechowywanie nagrań lekcji w usłudze R2, w zasobniku o jurysdykcji Unii Europejskiej.
  • Resend — wysyłka wiadomości e-mail (powiadomienia, przypomnienia, potwierdzenia, linki aktywacyjne).
  • Google — logowanie i synchronizacja kalendarza (sekcja 4) oraz usługa Gemini AI używana przy imporcie wyciągów bankowych: w celu automatycznego dopasowania kolumn pliku do pól systemu do Google przekazywane są nagłówki kolumn oraz próbka danych — pierwsze 3 wiersze importowanego pliku (mogą one zawierać dane osobowe, np. nazwę płatnika i numer rachunku). Próbka służy wyłącznie do zaproponowania mapowania kolumn, które operator Organizacji weryfikuje przed zapisem.
  • Stripe — w dwóch niezależnych rolach: (a) obsługa płatności subskrypcyjnych za LingoDesk (administrator: operator LingoDesk); (b) obsługa płatności uczniów, jeżeli Organizacja połączy własne konto Stripe — wówczas dane płatności przetwarzane są pomiędzy Organizacją a Stripe, a klucze API Organizacji przechowujemy w postaci zaszyfrowanej (AES-256-GCM).
  • Fakturownia — wystawianie faktur dla uczniów, jeżeli Organizacja połączy własne konto Fakturowni (przekazywane są dane nabywcy: imię i nazwisko, e-mail, adres oraz dane transakcji); token API Organizacji przechowujemy w postaci zaszyfrowanej.
  • Microsoft — wyłącznie jeżeli Organizacja korzysta z integracji Microsoft Teams (tworzenie spotkań online dla lekcji); funkcja może być niedostępna w bieżącej wersji interfejsu.
  • Narodowy Bank Polski (API kursów walut) — pobieramy wyłącznie publiczne kursy walut; żadne dane osobowe nie są przekazywane.

Ponadto dane mogą być udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom publicznym) oraz — w niezbędnym zakresie — doradcom prawnym i księgowym operatora.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część wymienionych wyżej dostawców ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych lub może przetwarzać dane poza EOG. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO — w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU–U.S. Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych (SCC) — wraz z dodatkowymi środkami ochrony, gdy są wymagane. Nagrania lekcji są przechowywane w zasobniku Cloudflare R2 o jurysdykcji UE.

7. Okresy przechowywania danych

  • Dane operacyjne Organizacji (uczniowie, lektorzy, lekcje, dokumenty) — przez okres korzystania z usługi przez Organizację; o archiwizacji i usuwaniu rekordów decyduje Organizacja w ramach funkcji systemu.
  • Dane finansowo-księgowe — przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego.
  • Nagrania lekcji — przez okres ustawiony przez Organizację (3, 6 lub 12 miesięcy; domyślnie 6), po którym są automatycznie i trwale usuwane.
  • Historia logowań i logi bezpieczeństwa — przez okres prowadzenia konta, w zakresie niezbędnym do celów bezpieczeństwa.
  • Powiadomienia w aplikacji — starsze wpisy są okresowo, automatycznie usuwane.
  • Dane po zakończeniu umowy z Organizacją — zgodnie z Warunkami korzystania oraz umową powierzenia przetwarzania, z zastrzeżeniem danych, których dłuższe przechowywanie wymagane jest przepisami prawa.

8. Nagrania lekcji

Nagrywanie lekcji jest funkcją opcjonalną, aktywowaną na poziomie Organizacji. Nagranie może obejmować głos, a w przypadku wideo także wizerunek uczestników zajęć. Za zapewnienie podstawy prawnej nagrywania — w tym poinformowanie uczestników i uzyskanie wymaganych zgód — odpowiada Organizacja jako administrator danych. Dostęp do nagrania mają wyłącznie uprawnione osoby: kadra zarządzająca Organizacji, lektor prowadzący daną lekcję, a uczeń — tylko jeżeli Organizacja udostępni mu nagranie. Dostęp odbywa się przez czasowe, podpisane adresy URL; nagrania są automatycznie usuwane po upływie okresu retencji (sekcja 7).

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

  • dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
  • sprostowania (poprawienia) danych,
  • usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych,
  • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

W zakresie danych, których administratorem jest Organizacja (dane uczniów, opiekunów, lektorów), żądania należy kierować do Organizacji; operator LingoDesk wspiera ich realizację. W zakresie danych, których administratorem jest operator LingoDesk, żądania można kierować na adres wskazany w sekcji 1.

10. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności:

  • szyfrowanie transmisji danych (HTTPS/TLS),
  • przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych (bcrypt),
  • szyfrowanie kluczy API integracji Organizacji algorytmem AES-256-GCM,
  • izolację danych pomiędzy Organizacjami (architektura multi-tenant — każde zapytanie jest ograniczone do danych jednej Organizacji),
  • kontrolę dostępu opartą na rolach oraz możliwość ograniczania przez Organizację dostępu lektorów do danych kontaktowych uczniów,
  • czasowe, podpisane adresy URL dla plików chronionych (dokumenty, nagrania),
  • rejestrowanie logowań oraz ograniczanie liczby żądań (rate limiting).

11. Dane osób niepełnoletnich

System może przetwarzać dane uczniów niepełnoletnich, wprowadzane przez Organizację. W takim przypadku dane kontaktowe (w tym adres e-mail wykorzystywany do komunikacji i logowania) należą do rodzica/opiekuna prawnego lub są używane za jego wiedzą. Za zgodność z prawem przetwarzania danych osób niepełnoletnich, w tym za uzyskanie wymaganych zgód opiekunów, odpowiada Organizacja jako administrator danych.

12. Pliki cookies i pamięć lokalna przeglądarki

Aplikacja wykorzystuje pamięć lokalną przeglądarki (localStorage) do przechowywania: tokenu sesji użytkownika, wybranego motywu (jasny/ciemny), stanu interfejsu (np. zwinięcia paska bocznego) oraz preferencji widoków list. Dane te są niezbędne do działania aplikacji lub służą wygodzie użytkownika i nie są wykorzystywane do śledzenia w celach reklamowych. Strona marketingowa lingodesk.pl korzysta z Google Analytics w celach statystycznych. Strony zewnętrzne, na które użytkownik może zostać przekierowany (np. płatności Stripe, logowanie Google), stosują własne pliki cookies zgodnie z politykami tych dostawców.

13. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana, m.in. w razie zmian funkcji usługi lub przepisów prawa. O istotnych zmianach poinformujemy Organizacje w aplikacji lub e-mailem. Data ostatniej aktualizacji jest wskazana na górze strony.

14. Kontakt

W sprawach dotyczących niniejszej Polityki i ochrony danych osobowych: [email protected].

Zobacz także: Warunki korzystania